3 dicas para escrever emails de forma mais eficiente

O email, desde a popularização da web, é uma ferramenta útil e prática no dia a dia de muita gente. A troca de informações e conteúdo começou a ganhar novo fôlego com o surgimento dos celulares com acesso à internet, e hoje em dia os smartphones possibilitam enviar e receber emails a qualquer hora, em praticamente qualquer lugar.

Mas nem sempre a mensagem atende às necessidades do receptor. Isso geralmente se dá por falhas na comunicação, causadas pela falta de eficiência na hora de escrever o conteúdo.

Foto: Reprodução / Pick The Brain

A efetividade da ferramenta está ligada a alguns cuidados, a serem tomados pelo emissor. Confira três dicas de como tornar seu email mais eficiente e direto, facilitando o processo de compreensão e evitando falhas.

Seja cortês e demonstre respeito

Atente-se ao uso correto das saudações, priorizando a formalidade necessária para o tratamento do destinatário, seja ao início ou ao final do texto. Às pessoas mais próximas e conhecidas, reserve um tratamento menos formal, com a utilização de  “bom dia” ou “olá”, por exemplo.

Em âmbito mais geral (também quando não se conhece o interlocutor), expressões como “atenciosamente” e “prezado(a) Sr./Sra.” são comumente utilizadas e representam boa educação – em tratamentos mais formais, principalmente.

Coloque-se no lugar da pessoa que receberá sua mensagem. Veja se a escrita possui clareza e certifique-se de que não existam elementos desnecessários, como por exemplo palavras em caixa alta escritas em demasia – geralmente, essa formatação dá a impressão de que o emissor está “gritando”.

Se deseja chamar atenção a uma ideia ou conceito, faça bom uso de ferramentas como negrito ou sublinhado.

Transmita uma mensagem concisa e objetiva

A agilidade no processo está ligada à objetividade do locutor. Deixar clara a mensagem através de frases curtas e precisas é a melhor forma de passar a informação sem afetar a forma de leitura do destinatário – ninguém gosta de receber textos imensos, nos quais o conteúdo importante é percebido somente quase ao final do email.

Arejar a área de escrita é também importante, assim como dispor as ideias em tópicos quando necessário: a utilização de parágrafos torna mais fácil e simples a leitura, melhorando a compreensão da mensagem.

Para reforçar o que foi escrito objetivamente, termine o email retomando a informação principal – “aguardo seu retorno” e “estou à disposição se necessário” são expressões indicadas, relacionadas também à forma de respeito citada anteriormente.

Trate o email como um documento

Tudo aquilo que é redigido fica gravado, podendo ser utilizado contra ou a favor do emissor, tal qual um documento “oficial”. Por isso, desde a digitação do assunto, tome o devido cuidado com a precisão das informações tratadas.

Seguindo essas dicas, sua forma de comunicação só tem a melhorar, facilitando a troca de informações diariamente.

Fontes: HBR, Folha de São Paulo